Gestión de pagos y proveedores para restaurantes: cuentas corrientes y conciliación
Las pérdidas en un restaurante no solo vienen del lado de la venta — también del lado de los pagos. Compras a precio mal pactado, facturas que se pagan dos veces, proveedores que cobran de más, gastos sin trazabilidad. Madi Rest incluye un módulo completo de gestión de pagos y proveedores para que el control financiero sea tan serio como el control de ventas.
Por qué la gestión de pagos importa
En una cadena de 5 restaurantes promedio, los gastos a proveedores representan 40-50% de la facturación. Una mejora del 2% en el control significa USD 5,000-15,000 al mes según facturación.
Sin sistema:
- Compras a precio mayor del pactado
- Facturas pagadas sin recepción confirmada
- Doble pago de la misma factura
- Cuentas corrientes con proveedor desbalanceadas
- Falta de visibilidad del cash flow
- Conciliación bancaria a mano (errores, tiempo perdido)
Con sistema:
- Cada gasto trazable
- Diferencias detectadas automáticamente
- Cuenta corriente siempre balanceada
- Cash flow proyectado en tiempo real
- Conciliación automática
Qué tiene que tener un sistema de gestión de pagos serio
1. Catálogo de proveedores
- Datos completos (CUIT/RFC/RUT, dirección, contacto)
- Categorización (carne, verdulería, bebidas, servicios, etc.)
- Histórico de compras
- Score de cumplimiento (puntualidad, calidad, precio)
2. Órdenes de compra (OC)
- Crear OC con productos y precios pactados
- Aprobación según monto (workflow)
- Envío al proveedor
- Tracking del estado
3. Recepción de mercadería
- Cotejo OC vs remito recibido
- Control de cantidades, pesos, vencimientos
- Foto opcional del producto
- Firma del responsable
- Registro automático en stock
4. Carga de facturas
- Asociación a OC y remito
- Control: factura ≤ remito ≤ OC (alerta si factura supera lo recibido)
- Detección de duplicados
- Vencimientos
- Categorización para contabilidad
5. Cuenta corriente con proveedor
- Saldo inicial + compras − pagos = saldo final
- Antigüedad de saldos (corriente, 30, 60, 90+ días)
- Alertas de proveedores con saldo alto
- Estados de cuenta exportables
6. Pagos
- Programación de pagos
- Múltiples métodos (efectivo, transferencia, cheque)
- Aprobación según monto
- Comprobante de pago al proveedor
- Movimiento de caja / banco
7. Conciliación bancaria
- Importación de movimientos bancarios
- Match automático de pagos vs movimientos
- Alertas de diferencias
- Reportes de pagos no conciliados
8. Reportes
- Top proveedores por monto
- Gastos por categoría
- Variación de precios mes a mes
- Cash flow proyectado
- Pagos vencidos / a vencer
Cómo Madi Rest cubre cada necesidad
| Funcionalidad | Madi Rest |
|---|---|
| Catálogo de proveedores | ✅ |
| Órdenes de compra con aprobaciones | ✅ |
| Recepción de mercadería con foto | ✅ |
| Carga de facturas con detección de duplicados | ✅ |
| Cuenta corriente proveedores | ✅ |
| Antigüedad de saldos | ✅ |
| Programación de pagos | ✅ |
| Conciliación bancaria | ✅ |
| Reportes de cash flow | ✅ |
| Multi-sucursal | ✅ |
| Integración con contabilidad | ✅ |
Comparativa con alternativas
Madi Rest vs gestión manual (Excel)
| Madi Rest | Excel | |
|---|---|---|
| Trazabilidad | ✅ | ⚠️ Manual |
| Detección de duplicados | ✅ | ❌ |
| Cuenta corriente automática | ✅ | ❌ |
| Conciliación bancaria | ✅ | ❌ |
| Reportes en tiempo real | ✅ | ❌ |
| Multi-sucursal | ✅ | ⚠️ |
| Auditoría | ✅ | ❌ |
Madi Rest vs ERP corporativo (Tango, Bejerman)
| Madi Rest | ERP corporativo | |
|---|---|---|
| Costo mensual | USD 29-59 | USD 100-500+ |
| Costo inicial | $0 | USD 2,000-10,000 |
| Capacitación necesaria | 2-4 hs | Semanas |
| Funcionalidad gastronómica | ✅ Nativa | ❌ Genérica |
| Integración con POS gastronómico | ✅ | ❌ |
| Multi-sucursal nativo | ✅ | ⚠️ |
| Adaptación a operación gastro | ✅ | Requiere customización |
Para cadenas grandes (50+ sucursales) un ERP puede tener sentido. Para 1-30 sucursales, Madi Rest cubre todo a una fracción del costo.
Madi Rest vs Fudo / Maxirest / Toast
| Madi Rest | Fudo | Maxirest | Toast | |
|---|---|---|---|---|
| OC y recepción | ✅ | ⚠️ Básico | ⚠️ | ⚠️ |
| Cuenta corriente proveedores | ✅ | ❌ | ⚠️ | ❌ |
| Conciliación bancaria | ✅ | ❌ | ❌ | ⚠️ |
| Reportes de cash flow | ✅ | ❌ | ⚠️ | ⚠️ |
| Aprobaciones por monto | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Multi-sucursal | ✅ | ⚠️ | ⚠️ | ⚠️ |
Casos típicos
Restaurante familiar con 30 proveedores
Antes: facturas en una carpeta. Llamadas a proveedores para saber qué se debe. Pagos sin orden.
Con Madi Rest: catálogo de proveedores. Cada compra registrada. Cuenta corriente actualizada. Cash flow proyectado a 30/60/90 días.
Cadena de 8 cafeterías
Antes: cada local compraba por su cuenta. Sin negociación grupal. Variación de precios entre locales.
Con Madi Rest: compras consolidadas para negociar mejor precio. Reportes de variación de precios por proveedor. Detección de proveedores caros para algunos locales.
Grupo con centro de producción propio
Antes: el centro envía a las sucursales y se factura internamente. Conciliación a mano.
Con Madi Rest: el centro como proveedor "interno" del grupo. Facturas generadas automáticamente. Costos transferidos a cada sucursal. Reportes consolidados.
Restaurante con cuentas corrientes B2B
Antes: oficinistas piden a cuenta. Apuntes en libreta. Reclamos por errores.
Con Madi Rest: cliente con cuenta corriente. Cada consumo se registra. Estado de cuenta para el cliente. Cobros con conciliación.
Funcionalidades específicas
Detección de duplicados de factura
Cuando cargás una factura, el sistema verifica:
- Mismo proveedor + mismo número de factura: alerta de duplicado
- Imposible cargar dos veces la misma
Aprobaciones por monto
Configurás:
- Hasta USD 500: encargado aprueba
- Hasta USD 2,000: gerente regional
- Más: dueño / director
Workflow automático: factura espera aprobación según monto.
Variación de precios
Reporte mensual: qué proveedor subió precios, en qué productos, cuánto. Permite renegociar.
Vencimientos
Calendario de vencimientos. Alertas 7 días antes. Programación de pagos.
Integración con bancos
Importás el extracto bancario (PDF, Excel, OFX). Sistema concilia automáticamente:
- Pagos a proveedores
- Cobros de clientes
- Movimientos internos
Multi-moneda
Si comprás en USD y operás en ARS:
- Factura en USD se carga en USD
- Pago se hace en ARS al TC del día
- Sistema registra diferencia de cambio
Cómo empezar
- Registrate gratis (14 días sin tarjeta).
- Cargás tu catálogo de proveedores (importable de Excel).
- Empezás a registrar OC, remitos y facturas.
- Cuenta corriente se construye automáticamente.
Para grupos con muchos proveedores, ofrecemos onboarding asistido para migrar tu data existente sin costo.
Software multisede · Software para grupos gastronómicos · Control de stock
Preguntas frecuentes
¿Madi Rest gestiona pagos a proveedores?
Sí. Incluye órdenes de compra, recepción de remitos, carga de facturas, cuentas corrientes con proveedores, programación de pagos y conciliación bancaria. Pensado para que los grupos gastronómicos no necesiten un ERP separado para esto.
¿Funciona para multi-sucursal?
Sí. Cada sucursal puede tener sus proveedores propios o compartirlos con el grupo. Las facturas se asignan a una sucursal específica para reportes de gastos por local. Cuentas corrientes consolidadas o por sucursal según preferencia.
¿Maneja conciliación bancaria automática?
Sí. Los pagos a proveedores se registran con método (efectivo, transferencia, cheque). Para transferencias, se importan los movimientos bancarios y el sistema concilia automáticamente. Detecta diferencias y las marca para revisión.
¿Es alternativa a Tango / Bejerman / SAP?
No reemplaza a un ERP corporativo grande para empresas con miles de empleados. Pero para grupos gastronómicos típicos (1-30 sucursales) cubre el 95% de las necesidades sin necesidad de pagar un ERP separado.